21 октября в конференц-зале гостиницы Холидей Инн прошло заседание рабочего стола «Повышение эффективности взаимодействия участников транспортно-логистического процесса». Мероприятие организовано Гильдией «Гермес» совместно с Санкт-Петербургским отделением Деловой России при информационной поддержке портала ТКС. В работе приняли участие представители ряда морских линий, экспедиторских компаний, таможенные представители, специалисты IT и юристы. Балтийскую таможню представлял начальник службы организации таможенного контроля Андрей Михайлюк
Во вступительном слове директор Гильдии «Гермес» Роман Козлов отметил, что начатая совместно с руководством Балтийской таможни работа над упрощением документооборота на плече: таможня — участник ВЭД, быстро дала положительные результаты. Так, в ряде случаев удалось отказаться от оборота бумажного коносамента, что повлияло на сокращение времени.
«Далее мы озадачились вопросом: а все ли упростили в бизнес-процессах? В результате чего в Гильдии была образована инициативная группа по созданию электронного документооборота на плече: морские линии – экспедиторы (таможенные представители)», — констатировал Роман Козлов.
Он сообщил, что благодаря проведенной работе, сегодня будет представлена возможность ознакомиться с рядом технологических решений, позволяющих значительно упростить и ускорить документооборот, переведя его в формат обмена электронными данными.
Руководитель комитета по транспорту Гильдии «Гермес» Президент группы компаний «Балтика-Транс» Дмитрий Красильников акцентировал внимание собравшихся на необходимости в дальнейшем совершенствовать документооборот на всех этапах коммуникаций между всеми участниками процесса обработки грузов в порту, чтобы уже в ближайшее время подойти к временному показателю в двое суток среднего нахождения контейнера в порту от момента его выгрузки до момента вывоза из порта. Именно такой подход позволит стать Большому порту Санкт-Петербург более конкурентоспособным по сравнению с портами Прибалтики и Финляндии.
Первым плановым выступлением стала презентация «Электронный документооборот: преимущества для всех участников логистической цепочки очевидны», представленная модератором мероприятия Ириной Капитановой, заместителем директора ООО «Балтика-Транс».
В начале выступления Ирина Капитанова напомнила, о первой большой победе, отнесенной к 2009 году, когда «была преобразована работа с агентами морских линий, благодаря переходу от бумажных релизов на их электронный вид. То есть, мы сэкономили огромное количество ресурсов: трудовых, материальных и временных для всех участников этого процесса».
Эксперт особо отметила роль портового бизнеса Санкт-Петербурга, как инновационного кластера, где не только разрабатываются и придумываются новые технологические решения, но совершенствуются действующие: «Кто, если не мы, должны не только инициировать инновации и решения, но поддерживать их до конца внедрения!».
«Что удалось притворить в жизнь на данном этапе? В части работы с фидерными коносаментами произошли огромные изменения. Раньше, по прибытии судна в порт, после прохождения комиссии курьеры приезжали в офисы морских линий и ждали в очереди несколько часов. Затем курьеры везли бумажные копии коносаментов в офис компании, где вручную набивались декларации. По факту терялось до двух дней с момента прибытия судна в порт».
В июне текущего года Гильдией было предложено собраться вместе с морскими линиями и подумать, как отказаться от работы с бумажным коносаментом, так как он теперь не требуется таможенным органам для выпуска товара. Откликнулась только одна линия OOCL. Была проделана большая работа по реализации этого проекта. «Сейчас, — говорит Ирина Капитанова, — за сутки до прибытия судна, с момента формирования манифеста мы скидываем в линию заявку на получение фидерных коносаментов, в том формате, в котором нам интересно. Это значит, что за сутки до прибытия нам присылают его, допустим, в PDF. В тот же самый момент на основании полученных данных мы оформляем предварительную декларацию. Как только судно прибыло, и груз выгрузился, прошла по складу выгрузка, мы можем уже выпускать декларацию и вывозить контейнер». Таким образом, на основании статданных по линии OOCL временная экономия достигает около двух суток. «Это, также, экономия в людях и деньгах» – подытоживает специалист.
Необходимо подчеркнуть, что выигрывают также агенты морских линий: исчезают очереди из курьеров в офисе, пропадает необходимость отпечатывать горы документов, повышается эффективность работа сотрудников офиса, которые не отвлекаются на работу с курьерами. Для клиентов выгоды данной технологии также очевидны, — это сокращение сроков оформления грузов, сокращение затрат на курьеров и повышение эффективности работающих сотрудников.
Скорее всего, не для всех такой документооборот будет выгоден. Так на прошедшем недавно форуме «Транспортно-транзитный потенциал 2014», представители стивидорных компаний высказали мнение, что сокращение сроков хранения им невыгодно, так как они будут терять часть прибыли.
«Но мы считаем, что инновационные изменения, сокращение сроков нахождения грузов в порту в целом станут поводом для привлечения новых клиентов. А значит, увеличится оборачиваемость порта, что важнее получения прибыли от простоев» — отметила в заключение своего выступления Ирина Капитанова.
В настоящее время идет работа по выгрузке данных счетов морских линий в бухгалтерскую систему экспедитора. Следующим этапом станет автоматизация процесса по информированию о том, что происходит с грузом в режиме онлайн. Важно оперативно знать поменялось ли судно, изменилась ли дата выгрузки в порту и т.п., что позволит оперативно информировать клиентов, а не заниматься перепиской с линиями, постоянно мониторить сайты линий на предмет выявления изменений. Важно отметить, что прорабатывается система по работе с предварительными счетами, когда, также в режиме онлайн, экспедитор уведомляется морской линией о возникающих расходах находящихся на терминале грузов. Это позволит оперативно управлять финансовыми потоками и планировать расходы, что повысит рентабельность и привлекательность для клиента, для которого будет обеспечена полная прозрачность расходов.
В своем выступлении начальник службы организации таможенного контроля Андрей Михайлюк отметил, что и в новых разрабатываемых законодательных и нормативных актах активно поддерживается тренд перехода с бумажного документооборота на электронный. Так, сегодня, требование предоставления коносамента в оригинале пока связано с действиями других контролирующих органов, которые однозначно трактуют положение: если в законе не написано «предоставление в копии», значит, нужен только оригинал с печатью. Предоставление электронного коносамента в таких случаях становиться невозможным.
В заключение Андрей Михайлюк напомнил, что «существует план Минтранса по улучшению ситуации в морских портах, который утвержден распоряжением Правительства. План предусматривает, что к 2017 году нахождение груза в порту не должно превышать 2 дней за исключением сроков временного хранения. По многим грузам мы уже приблизились к этой цифре, по некоторым ситуация даже лучше».
Алексей Чупланов, эксперт Гильдии Гермес по информационным технологиям представил программный комплекс «Гермес», позволяющий работать любому пользователю без наличия специального программного обеспечения через сети интернет. Выступающий призвал решать задачу системно, и не дожидаться введения документооборота регулятором.
Эксперт заметил, что в основном в общении с линиями участвуют таможенные представители и экспедиторы. Вопрос состоит в том, какие у них программные средства и в каком виде они хотят получать информацию. У таможенных представителей (декларантов) много различных АРМ-декларант, которые выгружают в таможенную систему в HTML -формате. Экспедиторы считают, что им достаточно PDF, XLS и возможно HTML. У линий вариантов тоже достаточно много: ID различных версий, HTML различных версий, те же PDF и даже XLS, а иногда даже Word.
Соответственно, что нужно экспедитору, чтобы получить данные от линии? Необходимо доработать свой программный продукт, чтобы была возможность конвертировать в нужный формат из формата, предлагаемого линией. Также необходимо иметь возможность конвертировать электронное сообщение в графический формат, чтобы можно было распечатать. То есть при организации электронного документооборота необходимо будет каждому таможенному представителю «подкрутить свою систему» под каждого перевозчика. Тогда электронный документооборот теряет всякий смысл.
Мы предлагаем решение, когда единый информационный оператор согласовывает со всеми перевозчиками форматы для передачи информации и естественно передает экспедитору (таможенному представителю) в том формате, в котором нужно ему. Вот и все.
Эта система уже работает с OOCL. Сейчас идет совместная работа с еще двумя линиями и несколькими экспедиторами. Таким образом реализуется возможность каждого получить информацию в том виде, котором ему нужно, а не в том — в котором ему могут дать.
Хорошим финалом мероприятия стало выступление Члена Правления Гильдии «Гермес», руководителя комитета таможенных представителей Евгения Кошкарова (Аривист). Он отметил, что: «Морской порт – это сложный, многоэтапный технологический процесс. Улучшения какого-либо одного его этапа не приведет к росту конечной эффективности. Система все равно будет работать по самому слабому звену. Необходимо комплексный подход и комплексные системные решения. А сделать такую сложную систему эффективной могут только те люди, которые этой системой пользуются, потому, что любая информационная система должна быть реальным и эффективным отражением бизнес-процессов, а эти бизнес-процессы знает только тот, кто их осуществляет. У нас еще есть время, и мы должны все это превратить в информационные технологии. Иначе будет продукт навязанный «сверху» и все получиться, как всегда».
